Podpisanie umowy o dofinansowanie
Jeżeli w wyniku oceny wniosek o dofinansowanie zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zostanie zawarta umowa o dofinansowanie pomiędzy Operatorem danego Programu (OP) a Beneficjentem. Cała procedura będzie przebiegać w trybie określonym przez właściwego OP.
Umowa o dofinansowanie opisuje zobowiązania i uprawnienia oraz harmonogram realizacji projektu i jego budżet. Jej przedmiotem jest realizacja projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, który stanie się załącznikiem do umowy. Wszelkie ewentualne zmiany w umowie będą wymagały zatwierdzenia przez właściwego OP.
Kwalifikowalność wydatków
Realizując projekt, należy pamiętać, że nie każdy związany z nim wydatek może zostać dofinansowany. Tylko wydatki z katalogu kosztów kwalifikowanych podlegają dofinansowaniu. Pozostałe koszty pokrywane są ze środków własnych Beneficjenta. Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków w ramach Funduszy norweskich i EOG 2014-2021 stanowią, że:
- Za wydatki kwalifikowalne w ramach projektów uznane będą koszty faktycznie poniesione w ramach projektu, spełniające poniższe kryteria:
(a) zostały poniesione między pierwszym a ostatnim dniem kwalifikowalności, zgodnie z ramami czasowymi określonymi w umowie w sprawie projektu;
(b) mają związek z przedmiotem umowy w sprawie projektu i są wskazane w szczegółowym budżecie projektu;
(c) są proporcjonalne i niezbędne do wdrożenia projektu;
(d) zostały wykorzystane wyłącznie na realizację celów projektu i jego oczekiwanego rezultatu/oczekiwanych rezultatów w sposób zgodny z zasadami gospodarności, skuteczności i efektywności;
(e) są możliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania, w szczególności poprzez wprowadzenie do ewidencji księgowej beneficjenta lub/i partnera projektu, oraz ustalone zgodnie z obowiązującymi standardami rachunkowości kraju, w którym siedzibę ma beneficjent i/lub partner projektu, a także zgodne z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości; oraz
(f) są zgodne z wymogami obowiązującego prawodawstwa podatkowego i socjalnego. - Wydatki uznaje się za poniesione, gdy koszt został zafakturowany, zapłacony, a przedmiot dostarczony (w przypadku towarów) lub wykonany (w przypadku usług i robót). Na zasadzie wyjątku, koszty, w odniesieniu do których faktury zostały wystawione w ostatnim miesiącu kwalifikowalności wydatków, są również uważane za poniesione w okresie kwalifikowalności, o ile zostały zapłacone w terminie 30 dni od ostatniego dnia kwalifikowalności wydatków. Koszty ogólne i amortyzacja sprzętu uznane są za poniesione w chwili ich zaksięgowania przez beneficjenta i/lub partnera projektu.
- W przypadku zakupu nowego lub używanego sprzętu za wydatki kwalifikowalne można uznać wyłącznie część amortyzacji odpowiadającą czasowi trwania projektu oraz stopniowi faktycznego wykorzystania na potrzeby projektu.
- Wewnętrzne procedury beneficjenta w zakresie rachunkowości i audytu powinny umożliwiać bezpośrednie powiązanie wydatków i przychodów zadeklarowanych w odniesieniu do projektu z odpowiednimi sprawozdaniami rachunkowymi i dokumentami uzupełniającymi.
- W przypadku projektów realizowanych przez organizację międzynarodową, przez jej organ lub agencję, umowa w sprawie programu może zawierać szczegółowe przepisy dotyczące kwalifikowalności wydatków.
Katalog kosztów bezpośrednich i pośrednich projektu został zdefiniowany w art. odpowiednio 8.3 i 8.5 Regulacji w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG 2014-2021 i NMF 2014-2021.
Katalog kosztów niekwalifikowalnych obejmuje:
- a) odsetki od zadłużenia, obsługa zadłużenia i opłaty za opóźnienie płatności;
- b) opłaty za transakcje finansowe i inne koszty czysto finansowe, z wyjątkiem kosztów związanych z rachunkami wymaganymi przez KMF, Krajowy Punkt Kontaktowy lub obowiązujące prawo oraz kosztów usług finansowych nałożonych przez umowę w sprawie projektu;
- c) rezerwy na straty lub potencjalne przyszłe zobowiązania;
- d) straty spowodowane różnicami kursowymi;
- e) VAT możliwy do odzyskania;
- f) koszty pokryte z innych źródeł;
- g) grzywny, kary i koszty postępowania sądowego, z wyjątkiem postępowań, które stanowią element integralny i konieczny dla osiągnięcia rezultatów projektu; oraz
- h) wydatki niepotrzebne lub nierozważne.
Przyjęcie dofinansowania oznacza zobowiązanie do ponoszenia wszystkich wydatków z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości, a także do dołożenia wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów. Podmioty zobowiązane ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych, dokonują wyboru wykonawców zgodnie z tymi przepisami. Podmioty, które nie są zobowiązane do stosowania na co dzień prawa zamówień publicznych, muszą stosować zasady dokonywania zakupów obowiązujące beneficjentów nie zobowiązanych ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych, które są szczegółowo przedstawione w wytycznych.
Kontrola
Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z Funduszy norweskich i EOG.
Projekt będzie mógł podlegać następującym kontrolom:
- weryfikacja wniosków o płatność przez Operatora Programu – każdy złożony wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym; dodatkowo sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowalnymi;
- kontrola w miejscu jego realizacji lub w siedzibie podjęta przez Operatora Programu – może być prowadzona w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu; kontroli podlegać będzie dokumentacja i zakres rzeczowy realizowanego projektu;
- kontrola realizowana na podstawie odrębnych przepisów – przez Komisję Audytorów EFTA, Komitet Mechanizmów Finansowych, Krajowy Punkt Kontaktowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytu lub Najwyższą Izbę Kontroli.
Sprawozdawczość, rozliczenie projektu i dokumentacja
Przez cały okres realizacji projektu należy regularnie informować o czynionych postępach Operatora Programu. Sprawozdania należy przygotowywać na formularzu przygotowanym przez Operatora danego Programu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie – najczęściej wymagane są raporty kwartalne lub raporty powiązane z tempem wydatkowania środków. W sprawozdaniach informuje się o podejmowanych działaniach, uzyskiwanych efektach oraz ponoszonych wydatkach – wszystko to w odniesieniu do założeń z wniosku o dofinansowanie.
Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są najczęściej integralną częścią wniosku o płatność. Co do zasady jest on podstawą do wypłaty przyznanego dofinansowania. W zależności od specyfiki programu, płatności mogą przyjąć formę zaliczki, płatności okresowych i/lub płatności końcowej.
Sprawozdania z realizacji projektu są weryfikowane pod względem zgodności z założeniami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie oraz poprawności ponoszonych wydatków. Jeżeli znajdą się w nim błędy lub niejasności, należy uzupełnić wniosek lub go poprawić. Dofinansowanie może być cofnięte, jeżeli okaże się, że projekt jest realizowany niezgodnie z założeniami z wniosku lub nie został osiągnięty zamierzony cel. Całość lub część dofinansowania należy zwrócić, jeżeli nie zostaną dochowane procedury związane na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców.
Podczas realizacji projektu bardzo ważne jest gromadzenie wszelkich związanych z nim dokumentów. Co do zasady, przedstawia się je wraz z wnioskiem o płatność, aby otrzymać wypłatę przyznanego dofinansowania. Niezbędne są wszelkie dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych czy skorzystanie z usług przewidzianych w projekcie. Wymagane są przede wszystkim faktury i potwierdzenia przelewów, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Jeżeli w ramach projektu zatrudnieni byli pracownicy – niezależnie od tego czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – należy dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się ze zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i Skarbu Państwa. Sposób rozliczania projektu określa Operator Programu.
Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Ma to zapobiec wykorzystaniu tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.
Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.
Dla przejrzystości rozliczeń zaleca się, aby płatności w projekcie odbywały się za pośrednictwem osobnego konta bankowego wskazanego w umowie w sprawie projektu.
Zasady promocji i oznakowania
Jeżeli korzystasz ze wsparcia Funduszy norweskich i EOG, masz nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz.
We właściwy sposób musisz także oznakować dokumenty przeznaczone do publikacji i dla uczestników projektów, miejsce realizacji Twojego projektu i swoją stronę internetową (jeśli taką posiadasz). W ten sposób przekazujesz innym informacje o otrzymaniu dofinansowania z danego programu.
Takie działanie ma służyć zwiększeniu świadomości społecznej na temat istnienia Funduszy norweskich i EOG, ich celów, możliwości współpracy dwustronnej z podmiotami z Islandii, Liechtensteinu lub Norwegii oraz upowszechniać wiedzę na temat wdrażania, wyników i oddziaływania Twojego projektu.
Jesteś też zobowiązany do opracowania i wdrażania Planu Komunikacji oraz raportowania Operatorowi Programu, w jaki sposób wywiązujesz się z obowiązków informacyjno-promocyjnych. Swój Plan Komunikacji powinieneś włączyć do wniosku projektowego. Wskazówki na temat zawartości Planu znajdziesz w Aneksie Nr 3 do Regulacji w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG 2014-2021 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego (PDF 120 KB).
Istnieje ponadto obowiązek umieszczenia tablicy informacyjnej w miejscu realizacji każdego przedsięwzięcia, w którym suma środków publicznych przeznaczonych na przedsięwzięcie przekracza 50 000 euro, a przedsięwzięcie dotyczy działań infrastrukturalnych lub budowlanych. Nie później niż sześć miesięcy od zakończenia projektu, tablica informacyjna powinna zostać zastąpiona przez dostrzegalną i znaczących rozmiarów tablicę pamiątkową.
Szczegółowe zasady promocji i oznakowania projektów zostały opisane w podręczniku "Komunikacja i identyfikacja wizualna. Fundusze EOG i fndusze norweskie 2014-2021".
Ten podręcznik oraz inne przydatne dokumenty znajdują się tutaj.
Ponadto beneficjentów Funduszy norweskich i EOG obowiązują odpowiednie zapisy Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia działań informacyjnych podejmowanych przez podmioty realizujące zadania finansowane lub dofinansowane z budżetu państwa lub z państwowych funduszy celowych.
Więcej informacji znajduje się na stronie Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.
Trwałość projektu
Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków. W ramach Funduszy norweskich i EOG przewidziano bowiem tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie.
Okres trwałości projektów inwestycyjnych wynosi co najmniej pięć lat, licząc od zatwierdzenia przez Operatora Programu raportu końcowego z wdrażania projektu. W przypadku pozostałych projektów, minimalny okres trwałości po zakończeniu projektu będzie ustalany przez Operatora Programu (w naborze wniosków i w umowie w sprawie projektu).
Po zakończeniu projektu istnieje obowiązek przechowywania pełnej dokumentacji przez okres wskazany w umowie dotacji. Miejscem archiwizacji powinna być siedziba podmiotu, który realizował projekt. W okresie tym jest obowiązek udostępniania do wglądu dokumentacji przedstawicielom instytucji, która udzieliła wsparcia, Krajowemu Punktowi Kontaktowemu, a także przedstawicielom darczyńców– jeżeli zajdzie taka potrzeba.